Manajemen Persekutuan

Manajemen Persekutuan

Tujuan

Peserta memahami cara management persekutuan di sekolah

Peserta dapat membuat  contoh program persekutuan

Sasaran:

Calon Tim Pembimbing Siswa (SMA/sederajat dan lebih)

Terminologi management dalam bahasa Inggris berasal dari bahasa Prancis kuno “ménagement” yang berarti “conducting” (memimpin [biasanya dihubungkan dengan orkestra]), “directing” (mengarahkan). Ada dua akar kata dalam man-age-ment: man- dan agere. Man-, berasal dari kata latin manus, yang berarti tangan, yaitu “alat” tubuh untuk melakukan gerakan dan mengungkapkan perasaan. Akar kedua berasal dari bahasa yunani kuno “ago”, yang berarti mengangkat, membawa, menyampaikan. Dalam bahasa latin abad pertengahan, ago berarti untuk menggerakkan. Dari sini dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses/kegiatan/aktivitas kerja sama dari orang-orang (organisasi) untuk menggerakkan sumberdaya untuk mencapai tujuan bersama.

Mengapa kita perlu memanajemen suatu persekutuan?

Firman Allah sejak penciptaan alam semesta ini. Allah menciptakan segala sesuatu dengan sungguh amat baik, itu berarti di dalamnya berlangsung manajemen dari Allah yang sempurna. Tuhan menghendaki segala sesuatunya teratur (1 Kor 14:40). Pekerjaan Allah penuh dengan keteraturan, maka kegiatan pelayanan kitapun harus teratur.

Salah satu unsur yang patut mendapat perhatian dari definisi manajemen adalah adanya suatu tujuan. Dalam hal persekutuan, tujuan yang dimaksud tentu saja adalah visi dan misi pelayanan siswa. Karena itu, sebelum memulai mengelola suatu persekutuan, seorang pembimbing wajib memahami visi dan misi pelayanan siswa terlebih dahulu.

Fungsi manajemen itu sendiri terdiri dari fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerak pelaksanaan (acuating), pengawasan dan pengendalian (controlling), dan penilaian (evaluating), yang dalam bahasa inggris disingkat sebagai POACE.

1.   Planning (Perencanaan)

terdiri dari 3 poin: Identifikasi masalah, problem solving and decision making process, dan proposal development.

a.    identifikasi masalah à analisa SWOT kondisi persekutuan yang ada di sekolah. Meliputi Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (kesempatan), dan Threat (ancaman)

b.    problem solving and decision making process à Proses mengambil suatu keputusan terbaik dan terrealistis berdasarkan sejumlah fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternatif pemecahan masalah untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien.

c.    proposal develompment à penetapan keputusan dan penyusunan program.

contoh sederhana:

Analisa SWOT persekutuan

Strength	Weakness	Oportunity	Threat
Adanya guru agama yang mendukung	Siswa – siswa banyak yang tidak hadir PD	Sekolah memberi izin untuk mengadakan persekutuan	Tugas kelompok dari sekolah yang dikerjakan hari Jumat
Adanya pengurus di persekutuan	Pengurus kurang kompak		Pengaruh siswa lain (jalan-jalan, bolos PD)

Problem	Solving
Siswa – siswa banyak yang tidak hadir PD	Membuat undangan Membuat acara yang menarik Meminta guru agama untuk aktif mengajak siswa ikut PD Taktik “kucing-kucingan” saat pulang sekolah

Membuat daftar absen	Sekretaris
Membuat surat
Membuat undangan	Publikasi
Menyebarkan undangan
Membuat daftar ulang tahun siswa Kristen dan guru	Pemerhati
Mencari pokok doa untuk didoakan saat PD

Target	Realisasi	Kendala	Solusi
1. 2. 3.

STRENGTH	WEAKNESS	OPPORTUNITY	THREAT

KEGIATAN	TEMA DAN TUJUAN	PESERTA	WAKTU DAN TEMPAT	PEMBICARA	ANGGARAN DANA	KETERANGAN
1. Persekutuan Doa 2. KPA	Mengapa Beribadah? Peserta memahami pentingnya beribadah Peserta memiliki kerinduan untuk beribadah	Siswa Kristen Kelas VII – X, Kakak pembimbing, dan guru agama. Total: 50 orang	Jumat, 5 Maret 2012	Kak Dian	Snack 50 x Rp 1.000,00 = Rp 50.000

Kegiatan	Target	Realisasi	Kendala	Analisa	Action plan/ Solusi
Persekutuan Doa	Kehadiran total 50 orang	Hanya 35 yang hadir (siswa kelas X tidak hadir)	Kelas X agama	Kelas X yang agama hari jumat tidak diperhitungkan sebelumnya karena biasanya guru agama akan memberi tahu jika ada perubahan jadwal agama. Kue banyak yang tersisa	Aktif bertanya kepada siswa dan guru mengenai jam pelajaran agama
	Tujuan: peserta memiliki kerinduan untuk beribadah	Sulit dievaluasi	Absensi mingguan PD tidak berjalan, tidak tahu siapa saja yang hadir atau tidak hadir dengan pasti	Tidak adanya absen membuat tujuan sulit dievaluasi.	Membuat absenPD jalan kembali. Mengingatkan sekretaris.

Masalah yang ditemui (dari weakness dan threat)

siswa banyak yang tidak ikut PD. Bagaimana solusinya? Dilakukan dengan problem solving

Dari sekian banyak solusi, pilih yang paling tepat. Misalkan membuat undangan PD, lalu susun dalam program. Program dapat dibuat dalam program tahunan (jangka pendek) dan program jangka panjang (5 tahun).

Yang patut diingat dalam  penyusunan program adalah pembuatan jadwal kapan suatu program/kegiatan akan dilakukan dan juga penetapan anggaran.

2.   Organizing (Pengorganisasian)

adalah suatu proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang seimbang dan sesuai dengan rencana operasional sehingga organisasi dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan untuk mencapai tujuan.

Proses pengorganisasian adalah sebagai berikut:

a.    Pemahaman tujuan

o   pelajari kembali visi misi pelayanan siswa, dan tujuan dari program yang sudah dibuat.

b.    Penetapan tugas pokok dan rincian kegiatan

o   perinci tugas – tugas yang harus dikerjakan di dalam persekutuan berdasarkan jenis kegiatan dan program yang sudah dibuat

o   setiap rincian tugas adalah item dari job description

c.    Pengelompokan tugas/jabatan

o   setiap rincian tugas/item yang dapat dikerjakan secara bersama – sama dikelompokkan dalam satu bidang khusus.

contoh poin b dan c:

-          rincian tugas:

o   membuat daftar absen

o   membuat daftar ulang tahun siswa Kristen dan guru

o   membuat undangan

o   membuat surat

o   mencari pokok doa untuk didoakan saat PD

o   dst.

-          pengelompokan:

d.    Penyusunan struktur organisasi

Yaitu membuat alur koordinasi dan hirarki dalam suatu persekutuan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang ada.

Misalkan karena sumber daya manusia sedikit, maka sie publikasi bisa digabung dengan sie pemerhati menjadi sie publikasi dan pemerhati. Lalu dibuat bagannya/struktur organisasinya.

e.    Penyusunan otoritas organisasi

~ job description dan wewenang spesifik

f.     Staffing/pengisian jabatan

mendoakan orang-orang yang tepat untuk mengisi jabatan/bidang. Penentuan di sini bisa berdasarkan bagaimana kita melihat seorang siswa berpotensi dalam bidang tertentu ataupun kita bertanya pada calon pengurus yang sudah kita doakan bidang mana yang dia sukai. Selesai tahap ini, jangan lupa mengadakan job training bagi pengurus – pengurus baru supaya mereka paham benar mengenai tugas – tugas yang harus mereka kerjakan.

g.    Pemberian fasilitas

Fasilitas di sini disesuaikan dengan kebutuhan masing – masing bidang. Misalkan bendahara membutuhkan kantong kolektan, sie acara butuh gitar, dsb.

3.   Actuating (Penggerak pelaksanaan)

yaitu usaha untuk mempengaruhi dan mengajak pengurus agar mau dan suka bekerja sama untuk melakukan tugas dan dtanggung jawab mereka untuk mencapai tujuan.

Tiga pilar yang penting di sini adalah:

a.    penggerak pelaksana, bentuk:

1)    Perintah (Lisan / Tertulis)

2)    Petunjuk & Bimbingan

3)    Rapat Rapat Koordinasi

4)    Pelatihan

b.    motivasi, yaitu memberi motivasi kepada pengurus dengan tidak melupakan kebutuhan mereka. Motivasi bisa diberikan dalam bentuk material (reward atas tugas-tugas mereka yang telah terselesaikan, dsb) ataupun non material (pujian, pengakuan, kasih, perhatian)

c.    kepemimpinan

4.   Controlling (Pengawas dan Pengendalian )

adalah proses untuk memutuskan apa yg akan dilaksanakan, menilai pelaksanaan, melakukan koreksi sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana. Syarat untuk dapat dilakukannya poin ini adalah setiap program memiliki rencana yang jelas.

Prosesnya adalah:

1.    Menetapkan standar/target

2.    Mengumpulkan data/fakta/realisasi

5.   Evaluating (Penilaian)

adalah suatu proses mengadakan pengukuran terhadap:

1)    Pelaksanaan

2)    Hasil kerja

3)    Dampak,

secara sistematik , dengan membandingkannya dengan standar dan dengan mengikuti kriteria / metode tertentu, guna menilai dan mengambil keputusan selanjutnya.

Sehingga ada tiga langkah yang harus kita lakukan:

Pertama, proses pengukuran

Kedua, proses membandingkan antara hasil, pelaksanaan, dan dampak dengan standar/target yang telah ditetapkan sebelumnya

Ketiga, proses pengambilan keputusan

Keempat, tindakan koreksi untuk dapat mencapai strategi ke depan.

Untuk melaksanakan poin ini, dapat mengisi dalam form berikut:

Kasus:

Anda adalah seorang pembimbing di suatu sekolah negeri di Surabaya. Di sekolah itu, siswa Kristen diperbolehkan mengadakan persekutuan doa setiap hari jumat di sekolah dan ada seorang guru agama namun karena kesibukannya, guru agama jarang hadir di sekolah. Ruang untuk persekutuan berdekatan dengan masjid sehingga saat PD siswa sering kurang jelas mendengar apa yang disampaikan.

Sekolah yang Anda layani termasuk sekolah favorit sehingga setiap siswa didorong untuk berprestasi. Beberapa siswa juga aktif di OSIS namun sering kali karena ikut kegiatan OSIS, mereka tidak bisa ikut PD.

Pengurus saat ini berjumlah tiga orang saja namun sangat aktif dan kompak. Sebelumnya jumlah mereka 6 orang, tapi karena tidak cocok satu sama lain, beberapa pengurus mengundurkan diri. Sebagai pembimbing, Anda sering dicurhati tentang perselisihan mereka.

Sebentar lagi akan ada regenerasi dan Anda melihat ada 4 orang siswa kelas VII yang berpotensi selain 3 pengurus yang ada sekarang. Sebagai pembimbing di sekolah itu,

1.    Buatlah Analisa SWOT dari ilustrasi di atas!

2.    Buatlah Problem Solvingnya!

3.    Buatlah Rencana program persekutuan yang sesuai dengan keadaan dan kebutuhan siswa di sekolah yang Anda layani!

4.    di akhir masa organisasi, kira – kira hal apa saja yang akan Anda evaluasi untuk dapat menilai kemajuan dari persekutuan?

Referensi:

Dasar – dasar Administrasi Kesehatan Masyarakat. Seksi AKM-PKIP Departemen IKM-KP Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga 2010.

Manajemen Persekutuan, Dhany Saputra.

The Root of Management, Mario Gagliardi. online. from http:// ideas.mgstrategy.com. diakses tanggal 25 Juli 2012.

TABEL ANALISA SWOT

SEKOLAH                 :

PEMBIMBING            :

CONTOH TABEL PROGRAM PLANNING

SEKOLAH       :

CONTOH TABEL EVALUASI

SEKOLAH                :

EVALUASI TAHUN    :

BIDANG                  :